Manajemen Sumber Daya Manusia Antara teori dan Praktek

PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.
Proses ini terdapat dalam bidang / fungsi produksi, pemasaran, keuangan, ataupun kepegawaian. Karena sumberdaya manusia(SDM) diangggap semakin penting perannya dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam apa yang di sebut manajemen sumber daya manusia. Istilah “ manajemen mempunyai arti sebagai pengetahuan tentang bagaimana seharusnya memanage (mengelola) sumber daya manusia.

Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi manajemen bukan hanya terdapat hanya pada bahan mentah, alat-alat kerja, mesin-mesin produksi, uang dan lingkungan kerja saja, tetapi juga menyangkut karyawan (sumber daya manusia) yang mengelola factor produksi lainnya tersebut. Namun, perlu di ingat bahwa sumber daya manusia manusia sendiri sebagai faktor produksi, seperti halnya factor produksi yang lainnya, merupakan masukan (input) yang diolah oleh perusahaan dan menghasilkan keluaran (output). Karyawan baru yang belum memilii keterampilan dan keahlian dilatih, sehingga menjadi karyawan yang terampil dan ahli. Apabila dia dilatih lebih lanjut serta diberikan pengalaman dan motivasi, dia akan menjadi karyawan yang matang. Pengolahan sumber daya manusia inilah yang disebut Manajemen SDM.

TUJUAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan manajemen SDM adalah menigkatkan kontribusi produktif orang-orang yang ada dalam perusahaan melalui sejumlah cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis, dan sosial. Departemen SDM dikatakan penting karena departemen tersebut tidak mengontrol banyak factor yang membentuk andil SDM misalnya : modal, bahan baku, dan prosedur. Departemen ini tidak memutuskan masalah strategi atau perlakuan supervisor terhadap karyawan, meskipun departemen tersebut jelas-jelas memengruhi kedua-duanya. Manajemen SDM mendorong para manajer dan tiap karyawannya untuk melaksanakan strategi yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk mendukung para pimpinan yang mengoperasikan departemen-departemen atau unit-unit organisasi dalam perusahaan sehingga manajemen SDM harus memiliki sasaran, seperti :

Sasaran Manajemen sumber daya manusia

1. Sasaran perusahaan
   Departmen SDM di ciptakan untuk dapat membantu para manajer dalam mencapai sasaran perusahaan, dalam hal ini antara lain : perencanaan SDM, seleksi, pelatihan, pengembangan, pengangkatan, penempatan, penilaian, hubungan kerja.
2. Sasaran Fungsional
   Sasaran ini untuk mempertahankan kontribusi departemen SDM pada level yang cocok bagi berbagai kebutuhan perusahaan, seperti : pengangkatan, penempatan, dan penilaian
3. Sasaran social
   Sasaran sosial ini meliputi : keuntungan perusahaan, pemenuhan tuntutan hokum, dan hubungan manajemen dengan serikat pekerja.
4. Sasaran pribadi karyawan
   Untuk membantu para karyawan mencapai tujuan-tujuan pribadi mereka, setidaknya sejauh tujuan-tujuan tersebut dapat meningkatkan kontribusi individu atas perusahaan.

Aktivitas manajemen sumber daya manusia

1.  Kunci aktivitas SDM
   Kalangan perusahaan kecil sekalipun bisa jadi tidak memiliki departemen SDM, dan mereka yang memiiki departemen pun, kemungkinan mengalami kekurangan anggaran dalam jumlah yang besar dan jumlah staff yang tidak memadai.
2. Tanggung jawab atas aktivitas MSDM
   Tanggung jawab atas aktivitas manajemen SDM berada di pundak masing-masing manajer.

FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi manajemen SDM hamper sama dengan fungsi manajemen umum, yaitu :

Fungsi manajerial

• Perencanaan (planning)
•  Pengorganisasian (organizing)
• Pengarahan (directing)
• Pengendalian (controlling)

Fungsi operasional

• Pengadaan tenaga kerja (SDM)
•  Pengembangan
• Kompensasi
• Pengintegrasian
• Pemeliharaan
• Pemutusan hubungan kerja

PERKEMBANGAN MANAJEMEN SDM

Manajemen SDM timbul sebagai masalah baru pada dasawarsa 1960-an, sedangkan personel manajemen (manajemen kepegawaian) sudah lahir pada tahun 1940-an. Antara manajemen SDM dan manajemen kepegawaian terdapat perbedaan antara ruang lingkup atau objeknya. Manajemen SDM mencakup masalah-masalah yang berkaitan dengan pembinaan, penggunaan, dan perlindungan SDM baik yang berada dalam hubungan kerja maupun yang berusaha sndiri. Sedangkan personel manajemen mencakup SDM, baik yang berada dalam organisasi/perusahaan-perusahaan terutama perusahaan modern yang di kenal dengan sector formal, umumnya pada Negara-negara yang sedang berkembang dengan laju pertumbuhan penduduk masih tinggi.

1. MASALAH SDM
   Di lingkungan perusahaan departemen SDM merupakan sisitem terbuka yng dipengaruhi oleh lingkungan tempat mereka berada. Dua dari banyak masalah lingkungan yang paling signifikan dihadapi oleh para manajer / pemimpin dan departemen SDM adalah masalah manajemen SDM intenasional dan pemerintah.
   1. Masalah eksternal
      1. Keragaman budaya dan sikap
      2. Keragaman melalui imigrasi dan migrasi
      3. Keragaman dan profesional
   2. Masalah-masalah ekonomi global
   3.  Masaklah-masalah pemerintah
   4. Masalah organisasi
   5. Masalah-masalah professional
   6. Masalah SDM internasional
      
      
2. TANTANGAN MANAJEMEN SDM
   1. Tantangan eksternal
      Lingkungan eksternal yang sering di hadapi manajemen sumber daya manusia mencakup: perubahan tekhnologi, pengaturan pemerintah, factor sosial budaya, pasar tenaga kerja, factor politik, kondisi perekonomian, factor geografi, factor demografi, kegiatan mitra, pesaing.
   2. Tantangan internal
      Tantangan internal muncul karena adanya SDm yang mengejar pertimbangan di antaranya adalah : financial, penjualan, keuangan, service, produksi, dan lain-lain.
      
      

BAB 2

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Ada bebrapa keuntungan bagi perusahaan yang menggunakan perencanaan SDM, diantara lain :

1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada.
2. Pemanfaatan SDm yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depat secara tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja local akan terpenuhi.
7. Kordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
   
   

PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Beberapa hal penting tentang perencanaan SDM, yaitu :

• Isu SDM adalah hal penting dan mendasar dalam prusahaan secara luas.
• Perencanaan SDM sebagai proses mengenai pembuatan kebijakan baru, system, dan program menjamin pengolahan SDM di bawah kondisi yang tidak pasti
• Peran staf professional mengalami perubahan dalam perencanaan SDM, proses tersebut tetap dalam alur aktivitas manajemen yang berhubungan dengan perencanaan bisnis yang sedang berjalan.

SISTEM PRENCANAAN SDM

Sistem perencanaan SDM pada dasarnya meliputi prakiraan (estimasi) permintaan/kebutuhan dan penawaran/penyediaan SDM. Estimasi permintaan SDM dapat di bagi dengan dua cara, yakni :

1. Estimasi suplai internal
   Hal ini dilakukan untuk menghitung karyawan yang ada, tetapi juga mengaudit untuk mengevaluasi kemampuan-kemampuan mereka. Informasi ini menugaskan pada karyawan terentu untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan di waktu yang akan dating.
2. Estimasi suplai eksternal
   Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat langsung persediaan SDM. Kebutuhan SDM yang harus dipenuhi dari sumber suplai eksternal dapat diperoleh dengan menganalisis pasar tenaga kerja(labor markets). Selain perlu pula memperhatikan trend kondisi kependudukan (demografis) dan sikap masyarakat terhadap perusahaan/lembaga lainnya.

BAB 3

Peran Perencanaan Strategi MSDM

1. PENGERTIAN PERENCANAAN STRATEGI MSDM
   Strategi SDM merupakan rencana kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM secara keseluruhan demi perubahan yang di harapkan olleh perusahaan. StrategiSDM merupakan bagian dari strategi bisnis, tetapi pada kenyataannya rencana SDM di kembangkan secara terpisah. Rencana SDM umumnya dipersiapkan untuk dipertimbangkan secara terpisah dari seluruh strategi bisnis. Pdahal salah satu factor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan adalah SDM nya. Keberhasilan perusahaan diukur oleh kemampuan perusahaan dalam mencapai sasaran yang di harapkan. SDM dalam perusahaan merupakan factor kunci bagi jalannya perusahaan pada masa kini maupun pengembangan perusahaan pada masa depan yang merupakan salah satu factor operasi disamping mesin dan peralatan, serta bahan-bahan dan dana. Dalam hal iini SDM hanya di anggap hanya bersifat pasif yang hanya di ukur dari produktivitasnya, tetapi hal itu tidaklah benar sebab SDM itu sendiri dapat mempengaruhi produktivitas, sehingga tingkat produktivitas dapat meningkat atau sebaliknya sangat tergantung pada motivasi atau persepsi SDM itu terhadap dirinya maupun terhadap perusahaan.
   Dalam kajian baru ini, manajemen strategi telah mendapatkn perhatian yang besar. Bagaimanapun juga strategi SDM telah menjadi masalah yang lebih tentative (sementara) , terminology yang singkat dan terfokuskan. Perenacanaan perusahaan yang lebih bermanfaat sebagai alat untuk memancing pemikiran dan diskusi daripada sebagai proses untuk mendefinisikan tujuan jangka panjang dan rangkaian kegiatan.
   
   
2. PERUMUSAN STRATEGI MSDM
   Sejalan dengan transformasi fungsi manajemen SDM menuju manajemen strategis, perencanaan SDM juga berkembang ke arah yang sama. Perencanaan SDM membutuhkan lebih dari sekeda penyusunan teknik-teknik yang merupakan bagian dari fungsi personalia. Tidak seperti pada awal perkembangannya, dimana metode-metode perencanaan yang digunakan cenderung temporer (berorientasi jangka pendek) sederhana dan pragmatis, tetapi sekarang sudah tiba saatnya untuk melihat perencanaan SDM sebagai system yang di kaitkan dengan perusahaan secara keseluruhan. Perencanaan SDM tidak boleh lagi cenderung pada pendekatan yang top down, tetapi harus melibatkan karyawan level bawah melalui pendekatan bottom up.
   Strategi manajemen SDM sebagai bagian strategi usaha, di susun dan diterapkan dalam kontek yang sama secara secara keseluruhan sebagai perencanaan fungsional yang lain, seperti strategi pemasaran perusahaan, strategi financial, strategi informasi, dan strategi teknologi, kesemuanya disusun dan diterapkan dalam kerangka yang sama, seperti yang di gambarkan dalam table 3.4 nanti, ada tiga fase dalam manajemen strategi :

• Penilaian lingkungan
• Pengembangan strategi, sebagaimana arah strategi ditinjau atau di definisikan;tujuan dan kegiatan direncanakan; dan sumberdaya dialokasikan
• Penerapan strategi, pengangkatan perubahan peraturan diterapkan sehingga meyakinkan hasil usaha yang dikehendaki

Table 3.4 proses strategi manajemen

PENILAIAN LINGKUNGAN	PENGAMBANGAN STRATEGI	PENERAPAN STRATEGI
Telitilah lingkungan internal dan eksternalnya • Lakukan penilaian kekuatan, kelemahan, harapan dan tantangan (SWOT) • Definisikan kemampuan utama dan manfaat kompetitifnya • Definisikan persoalan-persoalan strategis	Tinjau dan revisilah visi dan misi • Susunlah tujuan strateginya • Kembangkan rncana kegiatan • Alokasikan sumber dayanya	• Luruskan harapan, organisasi, personalia, dan kemampuan manajemen • Terapkan system dan teknologi • Evaluasi efektivitasnya

Perumusan Strategi Manajemen

Perencanaan bisnis menguji factor eksternal maupun internal yang terkait dalam lingkungan bisnis berkaitan dengan situasi sekarang. Kemudian, kesimpulan dicapai pada definisi usaha, visi dan misi, tujuan strategi, target penampilan, dan rencana kegiatan. Proses perencanaan memiliki beberapa level focus. Penilaian lingkungan dilengkapi :

1. Manajemen mendefinisikan atau menegskan visi, misi, dan nilai perusahaan dengan melengkapi arah strategi organisasi.
2. Perumusan strategi diterjemahkan ke dalam tujuan strategis dan bagian kegiatan yang luas, meliputi program, proyek, dan proses yang akan mencapainya.
3. Perumusan strategi merumuskan konteks bagi pendefinisian perencanaan operasi dan tujuan serta pengalokasian sumber daya melalui proses keputusan anggaran dan modal.
4. Unit, tim, maupun individual mendefinisikan rencana kegiatan dengan tujuan kemampuan tertentu.

Perumusan Stategi SDM

1. Proses perencanaan dua arah
   Seperti strategi usaha yng lain, strategi SDM di bentuk melalui dua proses top down dan bottom up dalam suatu organisasi, proses top down memberikan kontek strategis yang perlu bagi perencanaan tim maupun unit. Suatu rencana adalah strategis sifatnya, jika rencana tersebut difokuskan pada persoalan-persoalan penting yang di angkat dalam sebuah penilaian lingkungan. Pada pengorganisasian yang kompetitif sekarang ini, alangkah penting bagi karyawan pada semua level untuk dibiasakan pada tekanan dan perubahan eksternal dan pada arah yang strategis yang sedang di ambil untuk diarahkan padanya.

b. Proses penyatuan

Dalam fase penilaian lingkungan, penilaian lingkungan SDM dihubungkan secara terpisah tapi sejajar, bersama-sama dan interaktif dengan stategi perusahaan. Beberapa hasil dari pengamatan lingkungan SDM berhubungan dengan perencanaan strategi perusahaan dan diterapkan padanya. Dalam proses penyatuan, suatu strategi SDM dikembangkan secara bersama-sama dengan strategi perusahaan. Keduanya dapat di hadirkan dan didiskusikan bersama-sama, tetapi keduanya adalah ahsil yang berbeda dari proses yang sejajar dan bersatu. Dengan mengembangkan dan mempertimbangkannya secara berduaan, ada kemiripan yang saling memengaruhi satu dengan yang lain dan di ambil sebagai keseluruhan yang terpadu stsu sekurang-kurangnya sebagai perkat.

c. Proses terpisah

Pendekatan alternative dan terbaik yang menjadi pendekatan yang paling umum di terapkan akhir-akhir ini adalah pengembangan dari rncana SDM yang berbeda. Proses ini di siapkan secara terpisah dari keseluruhan strategi perusahaan. Proses ini dapat dirumuskan secara besama-sama dengan perencanaan strategis.

Manfaat nyata dari proses ini adalah bahwa strategi SDM benar-benar diciptakan dan dapat digunakan untuk mengarahkan program, kebijakan, dan keputusan praktis serta kegiatan. Sayangnya ada juga perusahaan yang kekurangan kegiatan perumusan strategi bisnis yang tepat secara memadai untuk meluruskan program atau kebijakan perusahaan. Karena itu, ini hanya suatu alternative, dimana tidak ada strategi usaha, maka teruskanlah.

d. Proses terpadu

Pendekatan yang lebih disukai bagi pengembangan SDM adalah proses terpadu yang menjadi bagian integral dari strategi perusahaan pada masing-masing level. Jika ini betul-betul penting sepanjang strategi fungsional yang lain dan lebih penting dari yang lain, maka strategi SDM seharusnya menyatu dengan proses perumusan strategi.

Untuk menjadi terpadu, perubahan-perubahan dalam lingkungan dikaji dengan menghargai persoalan-persoalan lain yang terkait dengan perusahaaan. Dalam unit-unit perusahaan di mana manajer senior menganggap pesoalan-persoalan SDM sebagai hal yang penting terhadap pencpaian tujuan perusahaan, perencanaan yang demikian sering terpadu. Dalam diskusi laporan strategi, pernyataan-pernyataan mungkin mengarah pada topic SDM berkaitan dengan keuangan, produksi, dan pemasaran atau aspek-aspek yang lainnya.

Rencana Kegiatan

Ada bias yang timbul terhadap pelaksanaan dalam perusahaan-perusahaan yang sedang melaksanakan pelaksanaan manajemen, Khusus sebagai bagian dari rumusan strategi. Mereka menafsirkan persoalan-persoalan ke dalam rencana kegiatan dalam program-program beberapa tahun dan skala prioritas, akuntabilitas yang jelas dan pengukuran-pengukuran hasil. Mereka memberikan tanggung jawab yang jelas, penentuan waktu, dan sumber daya yang dikehendaki bagi pelaksanaan strategi.
Perusahaan juga memepertimbangkan bagaimana strategi itu dijalankan, bagaimana semua kelompok diberitahukan dan dilibatkan dalam penrapan strategi. Perusahaan juga memberikan alternative lain terhadap pelaksanaa yang mungkin di ambil atau praktik manajemen SDM yang dapat di terapkan terhadap kebutuhan yang dianggap perlu. Sebagai contoh, Perencanaan suksesi dan inisiatif untuk merekrut atau mengembangkan keterampilan manajemen masa depan difokuskan secara bertahap dalam pelaksanaan pengembangan yang akan di terapkan.

Penerapan

Suatu strategi yang baik akan menjadi tidak brharga jika strategi itu tidak diterapkan. Penerapan strategi menghendaki penyesuaian harapan karyawan, penyusunan organsisasi, staffing, dan membanguin kemampuan serta manajemen kemampuan terhadap strategi. Penerapan SDM bukanlah perioritas kedua bagi manajemen. Strategi manajemen SDM adalah tanggung jawab utama yang memberikan sumber daya utama dalam memberikan manfaat kompetitif terhadap perusahaan.

BAB 4Analisa dan Rancang Pekerjaan

A. ANALISIS PEKERJAAN

Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan sejak awal tahun 1900-an. Kemudian diperbaharui dengan pengertian mengenai pengukuran kinerja, biaya, dan standarisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik industri lainnya.

Sejalan dengan itu, pekerjaan berhubungan dengan proses analisis yang digunakan untuk administrasi penggajian. Dalam masalah ini, analisis pekerjaan digunakan untuk pengembangan deskripsi dan fungsi jabatan atau penentuan respon terhadap masing-masing posisi.

Oleh karena itu, dalam perkembangannya secara ekstrim dapat dibedakan dua sumber informasi untuk menjelaskan analisis pekerjaan, yaiturealitas versus persepsi, seperti terlihat pada table 4.1 berikut :

	Sumber Informasi
LEVEL	Pemimpin	manajer
Realitas Persepsi Norma perencanaan	Mengapa ia berbuat sesuatu Mengapa ia berfikir sesuatu Mengapa ia memikirkan sesuatu yang lebih luas Mengapa ia merencanakan sesuatu	Mengapa manajer berfikir untuk individu tertentu Mengapa manajer menyukai pekerjaan itu Mengapa manajer berfikir agar individu berbuat sesuatu

Setelah itu tantangan akan muncul sejalan dengan perkembangan dan kemajuan peradaban manusia. Tantangan kesempatan kerja harus diantisipasi oleh para manajer dan bidang Human Resource Management (HRD). Kalangan professional menjawab dengan antisipasi proaktif melalui jaringan system informasi pekerjaan dalam organisasi atau perusahaan. Sebuah pekerjaan merupakan gambaran dari pencerminan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, tanggung jawab nyata dari setiap anggota karyawan terhadap pekerjaannya. Analisis pekerjaan mempelajari gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab tersebut dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Departemen SDM harus dapat membantu para manajer dan para stafnya, para pengguna SDM, dan jaringan system informasi sumber daya manusia (human resource information system=HRIS) dengan memberikan informasinya tentang pekerjaan, serta mengembangkan prinsip perencanaan desain pekerjaan (job-design principle). Bagaimana mencari solusi dan memberikan informasi untuk menyelesaikan kesulitan yang muncul merupakan tantangan dalam dunia kerja. Selanjutnya untuk menentukan analisis pekerjaan dapat di uraikan dalam bentuk spesifikasi pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan berisi tentang uraian nama pekerjaan atau jabatan tugas dan fungsi dasar, wewenang, tugas-tugas, penggunaan tekhnologi, ruang lingkup kegiatan, tanggung jawab, hubungan kerja, dan criteria penilaian hasil kerja.

Analisis pekerjaan dapat diaplikasikan sebagai alat untuk perencanaan SDM pada tingkat manajerial, professional, dan teknikal.

1. Pengertian Analisis pekerjaan (job Analisis)

• Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yan mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya. Dengan kata lain analaisis pekerjaan adalah mempelajari, mencari, dan menentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukantugas-tugas, kewajiban dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.
• Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang di perlukan untuk memaksimalkan aktivitas-aktivitasnya
• Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengansetiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan
• Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang menyajikan suatu ringkasan pekerjaan secara tertulis sebagai identifikasi suatu kesatuan organisasi.
• Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, cirri, dan karakteristik lain yang penting bagi efektivitas kinerja dari suatu pekerjaan.
• Tugas adalah kordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan yang digunakan untuk menghasilkan suatu keluaran (missal suatu unit produksi atau pelayanan kepada pelanggan)
• Posisi adalah kombinasi dari tanggung jawab dan tugas-tugas yang dilakukan oleh perorangan. Jumlah posisi sebanyak jumlah karyawan di dalam suatu perusahaan.
• Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti programmer computer atau spesialisasi kompetensi.
• Rumpun pekerjaan adalah kelmpok dari dua atau lebih pekerjaan yang mempunyai tugas-tugas yang serupa.

Dengan demikian, pada intinya anlisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, kaehlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi, hal ini dapat menghidari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan, seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan didalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, departemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, yang diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

· Daftar pertanyaan analisis pekerjan seluruhnya;

· Skema organisasi manajemen;

· Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah memengaruhi posisi itu;

· Klarifikasi memperjelas informasi yang diberikan.

Departemen SDM kemudian akan meneliti informasi tersebut dan menentukan apakah suatu posisi dapat dikelompokan ke dalam suatu pekerjaan yang sudah ada apakah atau apakah suatu pekerjaan baru perlu untuk diciptakan. Pada akhirnya kegiatan analisispekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan sepeti ini:

· Berapa banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting?

· Tugas-tugas mana yang dapat di kelompokan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan?

· Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat di titngkatkan>?

· Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk suatu jabatan tertentu?

· Jenids pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja?

· Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu?

· Karyawan mana yang terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan?

· Informasi apa yang diperoleh dari suatu analisis pekerjaan yang dapat digunakan untuk program pengembangan SDM?

2. Tujuan Analisis Pekerjaan

Perlu disadari bahwa tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan manajemen SDM yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan sfisiensi, serta produktivitas dalam pencapaian tujuan atau sasaran perusahaan, seperti yang telah di tetapkan dalam program perencanaan. Analisis pekerjaan ini dapat diuraikan dalam spesifikasi dan deskripsi pekerjaan. Karena kegiatan ini merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian karena berbagai tindakan dalam pengelolaan SDM tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.

Tindakan-tibdakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:

a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.

b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang using.

c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak.

d. Rancang kebutuhan SDM masa depan.

e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan.

h. Tentukan standar kerja/potensi yang realistis.

i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

j. Penempatan karyawan harus sesusai dengan keahliannya.

k. Berikan kompensasi secara wajar.

3. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Sistem informasi SDM juga berperan sangat signifikan dalam analisis pekerjaan. Melalui uraian spesifikasi dan standar pekerjaan, satuan kerja yang mengelola SDM dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan, yang berguna bagi kepentingan internal dan eksternal perusahaan.

Setiap karyawan perlu memahami betul maksud dan tujuan pengumpulan informasi analisis pekerjaan. Dengan analisis yang benar akan diperoleh kepercayaan sebagai sarana sosialisasi dan pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan kerja, dan bagi karyawan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Keberhasilan karyawan dalam melakukan analisis pekerjaan ini tidak terlepas dari peran aktif penyelia atau atasan lansung dari karyawan tersebut, dan tugas para penyelia tersebut adalah:

a.   Mengidentifikasi pekerjaan yang harus dianalisis.

Identifikasi permasalahan sangat penting sebelum mengumpulkan informasi pekerjaan dengan jalan membangun hubungan, analisis kemungkinan, daftar terstruktur dari catatan yang di kumpulkan, struktur organisasi, Tanya jawab dari para karyawan dan supervisor.

b.   Mengembangkan dan mempersiapkan daftar analisis pekerjaan, dengan jalan menentukan:

·        Stetus dan identifikasi, maksud dan tujuan, pengelompokan penggunaan hasil analisis, atasan, dan waktu.

·        Tugas-tugas dan tanggung jawabnya(duties and responsibility).

·         Karakteristik karyawan dan kondisi kerja

·        Standar kinerja karyawan.

c.   Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, melalui:

1.     Wawancara lansung dengan karyawan (interview)

2.     Diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)

3.     Daftar kuesioner (mail questionnaires)

4.     Catatan kerja karyawan(employee log)

5.     Observasi langsung (observation)

6.     Kombinasi teknik pengumpulan data (combination).

d.   Sistem Informasi Analisa Pekerjaan

Dalam jaringan system informasi analisis pekerjaan, system informasi sumber daya manusia dan desain pekerjaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang professional diperluas dalam departemen informasi SDM sebagai basis dasar untuk menerapkan analisis pekerjaan yang menyediakan pelayanan lebih baik dalam pelaksanaan tugas-tugas manajer atau pimpinan. Kemudiana bagian tersebut diamanatkan/ditunjukkan untuk bahan informasi sumber daya manusia serta konsekuensi dari pengelolanya.

Adapun kegiatan yang utama dari pengeloaan manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan adalah:

·        Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi individu.

·        Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relevan yang dapat membedakan pekerjaan karyawan.

·        Menemukan unsure pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas dari lingkungan kerja.

·        Merencanakan persyaratan bagi departemen SDM mendatang

·        Sebagai penghubung dan control antara pelamar pekerjaan dan pembukaan lowongan kerja.

Langkah-langkah dalam analisis pekerjaan

1.     Menyediakan suatu pandangan yang kuas bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan.

2.     Untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan.

3.     Melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa di terima.

4.     Mengumpulkan informasi yang diperlukan.

5.     Untuk mngembangkan suatu deskripsi tugas

6.     Mempersiapkan suaru spesifikasi pekerjaan.